会議、プレゼン、セミナーなどのスライド作りの定番のPowerPoint。あとから編集することも多いので、ほとんどの方が拡張子が「.pptx」のPowerPoint形式で保存してデータのやり取りをしているでしょう。しかし印刷する場合は 拡張子が「.pdf」のPDF保存をしないと、思わぬ仕上がりになってしまうことがあります。

 

PowerPointはバージョンの違いでレイアウトが崩れる

自分のパソコンできれいに作ったPowerPointを、他の人のパソコンで開くとレイアウトが崩れてしまう……ということはありませんか。

PowerPointのファイルはOSやバージョンの違うソフトで作られたデータでもやりとりできて便利ですが、見た目はすぐに崩れます。

まず、WindowsとMacではほとんどの場合崩れるといっていいでしょう。

WindowsとMacは全く違うオペレーションシステムで、システム同士の互換性はありません。Microsoft OfficeやAdobeなど、どちらのシステムでもリリースされているソフトのデータ形式なら開くことはできますが、何らかの形でレイアウトが崩れたり、エラーが出ます。同じWindows同士、Mac同士でもOSのバージョンが違うと崩れる可能性があります。

 

そしてOfficeのバージョンの違いによってもレイアウトは崩れます。

PowerPointやWordが含まれたMicrosoft365なら常に最新に更新されています。

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しかしこちらは月額制でコストがかかり続けるので、買い切りのバージョンを使っている会社も多いでしょう。

「PowerPoint」メニューの「PowerPointについて」をクリックすると、お使いのバージョンが分かります。

 

PowerPointのフォントは勝手に置き換わる

OSやソフトのバージョン以外に、フォントもパソコンによって違います。

まずwindowsとMacでは搭載されている標準フォントが違います。

また、MORISAWAやFONT WORKSなどの有料フォントやウェブフォントを独自にダウンロードして使っている方もいます。

全く同じフォントが搭載されている環境で開かないと、見た目が大きく変わってしまいます。

しかも書類を開く時に「フォントがありません」といった類のアラートは出ず、勝手に置き換わってしまうので、最初にデータを作った人でないと間違いに気づけません。

原稿制作をする人が自分のパソコンで見て完成だと思っても、印刷所のパソコンや、データの修正をする別の人のパソコンで開いたら、全く違うものになってしまうことも……。

 

PDF保存が鉄則

PDFで保存すれば、上記の問題は起こりません。PDFは、どの端末で開いても見た目が変わらず、レイアウトやフォントの形が正確に表現されたファイルです。

印刷所に入稿する際や、他の人に印刷を頼む時はPDFで受け渡しが確実です。ただしPDFをPowerPointで再び編集することはできないので、必ず.pptの元データは別に保管しておいてください。

 

 

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