社内、学校内の研修・講習会の準備で大切なことの一つが「わかりやすい資料を用意すること」です。

クオリティの高い研修資料は、研修参加者の理解度を上げて、研修を成功へと導きます。

 

研修資料のデータ作成ソフトPowerPoint

資料データを作成するソフトは何がいいのか？

答えは、使い慣れているソフトで、PDF保存ができるソフトならなんでもOKです。（印刷会社への入稿は基本的にPDF形式です）

 

研修資料は事務的な書類とは違って、文字の大きさや装飾など、研修参加者が見やすくわかりやすい資料にする必要があります。ある程度デザインやレイアウトのしやすいソフトがいいでしょう。

ビジネスシーンでの研修資料作成、プレゼン資料作成といえば、PowerPointが定番です。

 

PowerPointのデザインテンプレートの選び方

PowerPointはテンプレートが多数用意されていて、研修テーマに合った好みのデザインから資料を作成できます。テンプレートはメニューの「デザイン」から選択します。

 

印刷をする場合のポイントは、濃い色のベタ塗りが地になっているデザインは避け、白地のデザインがきれいに印刷でき、プロジェクターに映しても見やすいです。

 

無料のPowerPointテンプレート配布サイトも多数あります。
社内資料の場合、決まったフォーマットが用意されていることもありますが、デザインから自由に作成する資料は、テンプレートをネットで検索して気に入ったものを見つけましょう。使い勝手がよく、デザイン性の高いテンプレートを使えば、資料作りがぐっと楽しく、捗ります。

 

オリジナルデザインの研修資料

テンプレートが使いにくい、イメージしているデザインがある場合は、メニューの「挿入」から「図形」ツールを使ってデザインしたり、飾りのJPEG画像を挿入、配置することもできます。

 

全体の構成を考える

新入社員、初心者に向けた研修なのか、中堅社員、プロフェッショナル向けの研修なのか、研修の全体的なテーマ、コンセプトを決めてから資料を作成しましょう。

 

初心者向けであれば、わかりやすい図解、豊富な参考資料の提示など理解を促す工夫が必要になります。中堅向けならテキスト主体に補助的な図表を加えた資料でもいいでしょう。どちらも、長い文章が連なった読みづらい文章構成ではなく、見出しや箇条書きを上手く使って、短く簡潔な文章でまとめることが時間の限られた研修で効率よく伝えるポイントです。

 

研修資料の構成を決める方法として、1ページ目から順番に書き進めるのではなく、伝えたい内容を箇条書きやキーワードで書き出し、どういう順番で話を組み立てるとわかりやすいか、印象に残るかを考えながら、全体の構成、研修の流れをしっかり決めてからデータ作成に取り組むとスムーズです。

 

資料データの最終チェック

すべてのページを入力し終えたら、忘れずに校正、推敲をしましょう。

印刷会社に原稿データを入稿した後に誤字や説明不足のところを発見しても、データの差し替えがきかない印刷会社がほとんどです。自分で作ったものを何度自分で見直してもなかなか間違いが発見できないものです。

 

原稿チェック

次のような方法でデータを確認できれば、うっかりミスや、より良い構成のヒントが見つかって研修資料のクオリティが向上します。

 

• 画面だけでなく、プリントアウトしてチェックする
• 声に出して読んでみる
• 日や時間をおいて見直す
• 同僚や上司など第三者に読んでもらって、間違いや改善点を上げてもらう

 

一度データを完成できれば、同じデータを使った増刷、改訂の管理もしやすく、冊子印刷の発注作業もスムーズです。

 

PowerPointで作ったデータを入稿するときは「サイズ」に注意！

PowerPointはプレゼンテーション作成用ソフトです。
新規作成のサイズ設定がプロジェクターの画面サイズになっている場合があります。

原稿データを作り始める前に、必ず「ファイル」の「ページ設定」から印刷サイズ（A4やB5など）に設定しましょう。

 

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