wordで入稿データを作る

学会誌や論文集、小説の作成に便利なmicrosoft officeのword。最もポピュラーなテキスト作成ソフトで、ビジネスの現場でもスタンダードな存在です。基本的にはテキスト編集ソフトですが、画像を貼り付けたり、図形を描いたり、文字に様々な色や効果を付けることもできるので、illustratorのような使い方をする人も多いでしょう。うまく画像や文字の色を工夫すれば、チラシやポストカード、冊子の表紙のデザインもwordで綺麗にできます。

しかし折角文字の大きさや画像の大きさ、段落の位置を調整しても、word形式（拡張子が.doc、.docx）で保存すると、環境の違うパソコンで開いたときにレイアウトが崩れてしまいます。例えばwindowsで作ったデータをmacで開くと確実にレイアウトが変わりますし、同じOSでもバージョンが違ったり、搭載フォントが違うとレイアウトは崩れます。情報を伝えたいだけなら多少フォントが変わっても大丈夫ですが、印刷用のデータとなるとフォントが違うだけで印象ががらりと変わってしまいますし、図や文字の位置が少しずれただけでもデザインの質が低下し、下手をすると見せるべき情報が隠れてしまったりします。

そこで必ずやっておけば間違いないのがPDF保存です。フォントの情報も画像も埋め込まれたファイルなので、どの端末で見てもレイアウトが変わらず、そのまま印刷用の入稿データになります。

wordからは「名前を付けて保存」または「別名保存」から簡単に作れます。

フォーマットを「PDF」を選択するだけでOKです。

複数ページにわたる書類は、ページ順のまま複合PDFになるので、ページの並べ替えのミスも起こりません。illustratorやindesignがなくても印刷用の入稿データが非常に簡単につくれます。

通常、ポスターやポストカードなどのペラものは断ち切りの位置を示した「トンボ」をつけますが、イシダ印刷の冊子印刷ではトンボなしのデータが推奨されています。officeのPDF変換は書類サイズそのままで、余計なものは何も付かないので冊子印刷の入稿データ作りに最適です。